Proyecto · Flujo de reservas
Un proyecto enfocado en decisiones prácticas y restricciones reales de calendario, pensado para que el equipo de obra y el cliente compartan la misma información sin fricciones.
Cada temporada trae consigo un ritmo distinto de entregas. En este caso, el estudio necesitaba ordenar las visitas técnicas, las fechas de fabricación de mobiliario a medida y los días de obra en un solo lugar. Antes, la información vivía en correos sueltos y hojas de cálculo que cada quien actualizaba a su manera.
El objetivo no era construir un sistema complejo, sino definir un flujo claro que cualquier integrante del equipo pudiera seguir sin depender de recordatorios manuales. La premisa fue simple: si una fecha cambia, todos lo saben al mismo tiempo.
Se definieron tres estados para cada etapa del proyecto: confirmada, en revisión y bloqueada. La primera indica que la fecha está cerrada y no debería moverse salvo causa mayor. La segunda permite ajustes menores dentro de una ventana de dos días. La tercera marca los periodos en los que no se programan entregas, como vacaciones o cierres de proveedores.
Cada semana, el responsable de obra actualiza el calendario y comparte un resumen breve con el cliente. Ese resumen no incluye detalles técnicos innecesarios: solo muestra qué está confirmado, qué está en revisión y qué se bloqueó. Así el cliente sabe exactamente qué esperar y cuándo.
La parte más delicada fue coordinar la fabricación de muebles a medida con los tiempos de obra. Se acordó que ninguna pieza se encarga hasta que la etapa anterior esté confirmada, lo que redujo los retrasos por cambios de última hora.
El flujo lleva tres temporadas en uso y los beneficios se notan en la comunicación diaria. Las llamadas para preguntar "¿en qué vamos?" disminuyeron porque cada parte tiene acceso al mismo estado. Los ajustes de calendario se resuelven en una conversación corta, no en una cadena de correos.
También se redujeron los cruces de agenda entre proveedores. Al tener fechas bloqueadas con anticipación, el taller de carpintería sabe cuándo recibirá las medidas finales y puede planear su propia carga de trabajo sin apuros.
El sistema no es perfecto ni pretende serlo. Sigue dependiendo de que alguien actualice el calendario cada semana, pero esa tarea ahora es parte del proceso, no un favor que se hace de vez en cuando.